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  • テーマ: マネジメント
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1on1ミーティングのメリットと効果を高めるポイントを解説!

1on1ミーティングのメリットと効果を高めるポイントを解説!

1on1ミーティングとは、上司と部下がマンツーマンで行う形式のミーティングです。現在、1on1ミーティングに注目が集まっています。この記事では、1on1ミーティングとは何か、導入の目的や注目される背景、実施の流れや、定着させるポイントなども紹介します。ぜひ参考にしてください。

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1on1ミーティングとは?評価面談との違いは?

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う、対話形式の面談です。まずは、1on1ミーティングの特徴や、評価面談との違いなどについて見ていきましょう。

評価面談(MBO面談)との違い

部下の管理や評価を目的とし、上司と部下の面談で多く行われているのが「MBO面談」です。MBOとは「Management by Objectives」の略で、日本語では「目標管理制度」などといわれています。これに対して、1on1ミーティングにおける目的は、部下の成長です。部下のモチベーションや仕事への意欲を高めるために導入します。

テーマ策定や解決策の決定などを、部下自身に考えさせることが、自発的に行動できる人材の育成にもつながります。

そのため、上司が一方的に指示や評価を行うのではなく、ミーティングのテーマ策定や問題提起、解決策の決定まで、部下を主体に進めていきます。
この場合、上司が解決策や行動を指示しない、部下の話によく耳を傾けるといったことに気をつけましょう。

1on1ミーティング MBO面談
目的 テーマや課題、解決法などを部下に自分で考えさせて、成長や自主性を促すこと 上司が部下に対して目標設定し、評価、フィードバックなどを行うこと
形式 上司と部下の双方向型の対話 上司から部下に向けた一方通行のアドバイスが中心
頻度 1週間~1ヶ月に1回 3ヶ月~6ヶ月に1回

1on1ミーティングの重要性が高まっている理由

1on1ミーティングが注目されるようになった背景について解説します。

労働人口の減少

少子高齢化や人口減少にともない、労働人口は減少傾向にあります。少ない労働力を自社に引き留めなければならないため、1on1ミーティングの重要性が高まっています。また、部下が上司に教えを乞うといった、リアルなコミュニケーションの減少、新人が対面でのコミュニケーションを避ける傾向など、状況把握が難しくなっていることも理由のひとつです。

働き方の多様化

現在は、テレワークの増加や副業の容認など、多様な働き方を認める流れが進んでいます。また、企業のグローバル化、女性やシニア層など、人材自体も多様化しています。このような変化に対応した人材育成が重視されており、柔軟な対話型コミュニケーションの必要性が高まっています。

1on1ミーティングの最大のメリット|心理的安全性の醸成

1on1ミーティングを行うメリットは数多くありますが、そのなかでも特に大きいのは「心理的安全性」を醸成することです。心理的安全性とは、ほかのメンバーの反応を懸念することなく、安心して発言できる職場環境のことです。

これにより誰もが能力や個性を発揮できるようになるため、次のようなメリットも期待できます。

部下との信頼関係が構築される

近年では、優秀な部下が何の前触れもなく退社するケースが増えています。その主な原因はコミュニケーション不足です。悩みがあっても誰にも相談できず、退社という決断に至ってしまいます。

1on1で部下と上司が対話する時間を設ければ、悩みがある場合に相談しやすくなるでしょう。心理的安全性が醸成されていれば、信頼関係も構築しやすく、相談なしで突然辞められてしまうような事態は回避できます。

部下のモチベーションが高まる

1on1を行うと上司と部下のコミュニケーションが密になり、上司は部下の細かなところまで見るようになります。

部下にとっては、自分が努力していることをきちんと見て評価してもらえるため、モチベーションアップや帰属意識の向上にもつながります。特にZ世代はほかの年代と比べて、SNSの普及などにより承認欲求が高い傾向にあるため効果的です。

Z世代の特徴について詳しくはこちらの記事をご覧ください。

1on1ミーティングが無駄と言われるのはなぜ?

1on1ミーティングを「無駄なこと」や「意味のないこと」などといって軽視する人もいるでしょう。過去に1on1ミーティングを行ったことがあり、無駄だったと感じている人もいるかもしれません。

そのような場合、1on1ミーティングの捉え方や考え方に問題があるケースが多いです。誤ったやり方で1o1ミーティングを行っていた人もいるでしょう。

たとえば、上司の一方的なコミュニケーションになっていたり、業務報告などごく簡潔な内容で済ませていたりするケースです。

それでは1on1ミーティング本来の意味を発揮できません。時間が無駄になるのはもちろんのこと、上司と部下の関係性が悪化してしまうおそれもあります。意味のある1o1ミーティングを実施するためには、次章で紹介するポイントを理解しておきましょう。

1on1ミーティングを実施する前に重要なこと

1on1ミーティングの目的は、上司による指導や管理ではなく、部下が自主的に業務に取り組むために、部下の体験や想い、課題や悩みを共有する場であることを対象者へ周知しましょう。部下自身が、自分が主体・主役であると理解する必要があるからです。また、1on1ミーティングは情報交換ではなく、部下個人に焦点を当てた対話を重視しますので、目的を理解しないまま進めると雑談をするだけになりかねません。本音で話しにくい上司であると思われて、敬遠される可能性もあります。

1on1ミーティングの流れ

ここでは、1on1ミーティングはどのような流れで行うのか、上司の目線で解説します。

管理職向けの1on1ミーティングにおける流れやポイントについては、以下のリンクから資料をダウンロードしてください。

部下の状態の確認

ミーティングに臨んでいる部下の状態を確認します。「忙しそうだけど、疲れていない?」「体調はどうですか?」といった、簡単な会話で構いません。部下が親近感を抱くように、気軽な雰囲気づくりを心がけましょう。

方向性やテーマの決定

1on1ミーティングで取り扱うテーマは上司が決めてはいけません。部下自身がテーマを決めることに意味があります。

たとえば、これから挑戦したいことや今後のキャリアなどがよくあるテーマの例です。業務上の悩みや上司に対する要望などでも良いでしょう。

仕事に直接関係のある内容だけでなく、プライベートな内容でも問題ありません。健康面に関する悩みやストレス発散の方法などをテーマとして扱うこともあります。

現状把握

方向性が決まったら、上司は今回のテーマについて現状把握をします。このときには、聞き役に徹しましょう。話が途切れたときに対話を誘導する場合には、部下の話を遮らないようにしてください。また、部下に対して解決策を提示するのも避けましょう。

部下の話をジャッジしようとせず、そのまま受け止めることが重要です。ジャッジしてしまうと、一方通行のコミュニケーションにつながってしまいます。

問題提起

現状を把握できたら、目標やゴールに至らない理由を明確にします。このときも、部下自身が問題点を見つけられるようにサポートをしましょう。例えば、「何が問題だと思う?」という問いかけを行うなどです。

抽象的な話に関しては数値化することで、問題点が見えやすくなります。比喩表現を用いるなどコーチングの手法を活用するのも効果的です。具体的なイメージをしやすくなるため、内省を促すことにつなげられるでしょう。

解決策の決定

問題点や課題を絞り込み、課題の解決策を検討します。上司が提案するのではなく、部下が自分自身で解決策を見つけ出し、決定するように促しましょう。

そうすれば、部下の内発的動機づけを支援できます。部下にとっては、自分で決めたことという認識になるため、自発的な行動につながりやすいです。

行動プランの決定

解決策の実行に必要な行動を決めます。1on1ミーティングは、短いサイクルで繰り返すため、長期的なプランではなく、すぐに実行できるプランづくりが大切です。

フィードバックを行う

日々の業務のなかで気づいた、良かった点や改善点などをメンバーに対して具体的に伝えましょう。その際に、メンバーに寄り添った言い方をすることが大切です。

良かった点のフィードバックは伝えやすいものです。
一方、改善点を伝える際には、メンバーの意欲を損なわないように、伝え方を工夫する必要があります。

フィードバックを伝えたら、その後に感じたことや意見などを聞いておきましょう。その内容を新たな行動プランに役立てていきます。

また、フィードバックを伝える際には、あらかじめ部下から同意を得ておくことが重要です。特に改善点を伝える内容のフィードバックの場合には、突然伝えられるとネガティブに受け取られてしまうおそれがあります。

1on1ミーティング実施のポイント

1on1ミーティングを実施する際に大切なスキルや心構えなど、3つのポイントを解説いたします。

コーチングを意識する

コーチングとはコミュニケーションスキルのひとつで、質問や対話を通して、部下に気づきや自主的行動を促す手法です。話を聞きながら、その内容をより深く掘り下げられるように会話を誘導します。このときは聞き役に徹し、アドバイスや解決策、解答を一方的に与えてはなりません。

ティーチングは慎重に

ティーチングとは、教えることを意味します。1on1ミーティングの場合、ティーチングは慎重に行いましょう。部下が、まったく知らないことや、はじめての問題に直面している場合には、知識やスキル、ノウハウを伝えるティーチングが効果を発揮します。しかし、1on1ミーティングにおいては、部下の自主性を育てるため、基本的にコーチングを優先します。

適切なフィードバックを

フィードバックとは、部下が自分自身の現状を把握できるように、改善策の提案やアドバイスを行うことです。適切なフィードバックは部下のモチベーション向上につながります。ただし、信頼関係が確立していない状況でのフィードバックは反感を買い、その後の関係構築に支障が生じる可能性もあるため、気を付けて行いましょう。

1on1ミーティングを組織に定着させるには?

1on1ミーティングの定着度は、企業によってさまざまです。人事が提案しても定着せず、実施が進まない企業もあります。定着を阻む要因としては、1on1ミーティングの重要度への理解不足や、短期的な目線による成果判断などが挙げられます。組織に定着させるには、以下の8つのポイントを意識しましょう。

定着に必要な8つのポイント

・経営者が社員に、1on1導入の目的を話す
・経営者や人事担当者が管理職に、1on1導入の意義を繰り返し説明する
・管理職に対して、1on1の研修を実施して学習機会を与える
・「成長を促す」という1on1の意味・目的を、社員に周知する
・1on1の実施状況について、定期的にモニタリングを行う
・人事部門が、項目やテンプレートを用意する
・実施のハードルを下げて、回数を増やす
・実施のフレームを決める

1on1は、強引に進めると定着しづらくなるため、部下を成長させるという目的について、理解を得ることが重要です。

まとめ

1on1ミーティングは、部下の自主性の向上や成長を促す目的で行われる、対話型の面談です。労働人口減少や人材の多様化などに対応するために、1on1ミーティングの導入をおすすめします。

日本能率協会マネジメントセンター(JMAM)の人材育成支援では、立場や役割に応じた教育プログラムを展開しています。1on1ミーティングの具体的なコツや実践マップ、必要な能力などをまとめたお役立ち資料も以下より無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

ニューノーマル時代の管理職のための1on1ミーティング

成長する組織は、対話を重視している

組織づくりにおける「対話」の重要性と、その手段である「1on1ミーティング」のポイントについて解説します。

  • 組織に対話が求められる背景
  • 1on1ミーティングの効果 (対話がもたらす変化)
  • 1on1ミーティングのコツ3点

この機会に下記より資料をご請求ください。

ニューノーマル時代の管理職のための1on1ミーティング
JMAM HRM事業 編集部

文責:JMAM HRM事業 編集部
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