オンライン採用を成功させるためには？面接の方法やツール使用のポイント、注意点を解説

コラム

対象：人事・教育担当者
テーマ：オンライン

更新日： 2023-02-17

オンライン採用を成功させるためには？面接の方法やツール使用のポイント、注意点を解説

オンライン採用とは、採用活動の一部またはすべてをオンラインで行うことです。コロナ禍やコミュニケーションの多様化により、急速に導入が広まりました。

この記事では、企業の採用や人事、人材育成に関わる担当者にむけて、オンライン採用とは何か、メリットやデメリット、導入や面接を行うときのポイントを解説します。オンライン採用を導入する際の参考にしてください。

オンライン採用とは？
オンライン採用・面接が急速に広まった背景
オンライン採用のメリット
オンライン採用のデメリット
オンライン採用の環境整備のポイント
オンライン採用の全体的な流れ
オンライン採用Web面接のポイント
面接以外のオンライン採用活動
まとめ

オンライン採用とは？

オンライン採用とは、採用活動の一部またはすべてをオンラインで行うことです。採用活動には、求人広告や会社説明会、適性検査や筆記試験、面接などがありますが、そのなかでも、とくに面接をオンラインで行うことを意味します。本記事でも、オンラインでの面接を中心に解説します。

オンライン採用・面接が急速に広まった背景

オンライン採用やWeb面接が急速に広まった背景を具体的に解説します。

新型コロナウイルス感染拡大

オンライン採用が広まった背景として、新型コロナウイルスの感染拡大が挙げられます。これにより、多くの企業がオンライン採用をせざるを得なくなりました。Afterコロナでもこの流れは継続する見通しです。

人材不足・売り手市場

近年、就活生の活動量は減少傾向にあり、企業側にとって人材不足や売り手市場という問題があります。このような傾向を改善したのが、オンライン採用です。オンライン採用はインターネット環境があれば参加でき、就活生の交通費やスケジュール調整の負担も少ないため、応募のハードルを下げることができます。

就活生・転職者の意識変化

最近では、就活生や転職者の採用方法に関する意識も変化しています。オンライン採用に対して抵抗がなく、メリットが大きいと感じる人も少なくありません。反対にオンライン採用を行わない場合、時代遅れの企業だと評価される恐れもあります。

オンライン採用のメリット

オンライン採用は、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

遠方の人材にアプローチできる

オンライン採用は、遠方の人材にも自社をアプローチできます。例えば、地方の企業でも応募者の居住地に関わらず簡単にアプローチできるため、多種多様な人材に対して採用活動を行うことができます。

差別化・ブランディングを図れる

オンライン採用を行うことで、採用活動において競合他社との差別化やブランディングを図れるというメリットがあります。2020年の採用活動では、大企業ほどオンライン採用の実施が増えている傾向があります。

しかし、中小企業で行っている企業はそれほど多くないため、迅速な導入は、企業としての判断力や対応力の高さを印象づけることができます。結果的に自社に対する評価が高まり、優秀な人材の採用につながるでしょう。

コストを削減できる

オフライン採用よりもコストを削減できることがメリットです。オフライン採用の場合、面接や説明会の会場費用、資料等の準備費、交通費、宿泊費など様々な経費がかかります。オンライン採用ならそうしたコストが不要です。

就活生・転職者の負担を軽減できる

オンライン採用によって、応募者の交通費や宿泊費の負担を軽減できることもメリットです。費用面でのコストや時間的コストが軽減されることで多くの応募者を集めることができ、優秀な人材の確保につながります。

選考スピードの向上・辞退率低下

オンライン採用は必要な準備が少なく、応募者と面接官のスケジュール調整がオフラインよりも簡単です。適性検査や筆記試験をオンライン化することで、集計や評価も速やかに行えます。エントリーから内定までの時間を短くすることが可能となり、応募率を高め、辞退率を下げる効果も期待できます。

オンライン採用のデメリット

オンライン採用は、多くのメリットがありますが、デメリットもあります。考えられるデメリットについて解説します。

表情やしぐさが読み取りにくい

オンライン採用のデメリットは、応募者の表情やしぐさがオフラインよりも読み取りにくいことです。画質や通信速度によっても影響は変わりますが、面接官の反応が応募者に伝わりにくいケースもあります。2次面接や最終面接はオフラインで実施する、などの工夫も必要です。

社内を見学してもらえない

オンライン採用では、応募者に社内を見学してもらえないというデメリットもあります。面接のために直接来社すれば、社員が働いている様子が見られることで社内の設備や雰囲気を感じ取ってもらえます。しかし、オンライン採用では、実際の雰囲気を感じることが難しいでしょう。したがって、就活生や転職者が不安や疑問を抱いたまま選考に進む場合が考えられます。

集団面接やディスカッションは現実的に困難

応募者がオンラインの会話に慣れていないことや、通信タイムラグの関係などにより、オンラインの集団面接やディスカッションがオフラインに比べて困難です。それにより、集団面接やディスカッションをなくした企業もあります。採用活動初期の段階から個別面接をすることになるため、応募者の、他者とのコミュニケーションの特性は把握しにくく、また、人事担当者の負担も増す可能性があります。

通信が途切れるリスク

オンラインでは、通信不安定で音声や画像が途切れることがあります。応募者側の通信機器スペックや通信環境が原因となることも多いでしょう。スムーズにWeb面接ができないことも想定し、通信が途切れた際の対処方法を応募者に共有しておく必要があります。

オンライン採用に対応できない応募者もいる

オンライン採用では、通信を安定させるためにもスマホよりパソコンで行うことがおすすめです。また、イヤホンマイクがあると音声も安定しますが、充分な準備ができない応募者もいます。オンライン採用への準備の過不足によって不公平が生まれないような配慮が必要です。

オンライン採用の環境整備のポイント

オンライン採用の環境整備はどうすればよいのでしょうか。ポイントについて紹介します。

オンライン化する選考過程の決定

採用活動において、どのプロセスをオンラインにするのかを決めることが重要です。オフラインでは、会社説明から座談会、適性検査などを１日で行うケースも多いですが、オンラインでは応募者の負担から、分割して行う必要も考えられます。オンライン化する選考過程について事前に決めておきましょう。

使用するツールやサービスの検討

オンライン採用では選考方法ごとに必要となるツールや機能が異なります。録画機能や画面共有機能、複数ログインの可否など、必要な機能を事前に確認しておきましょう。また、自社の採用活動に合わせて適切なサービスを選ぶことが大切です。

面接官の選定・教育

オンライン採用において面接官は、ツールの操作方法やスムーズなコミュニケーション、通信トラブルへの対処を行う必要があります。したがって、これらのスキルを身につけるための事前教育やシミュレーションを事前に行いましょう。また、面接官のITリテラシーを一定水準以上に高めておくこともポイントです。

オンライン採用の全体的な流れ

ここでは、オンライン採用の全体的な流れについて説明します。

1.会社説明会・求人

まず、会社説明会の案内や求人広告を出します。たとえば、エントリーシートのインターネット受付など、これまでと同じプロセスもあるでしょう。ただしこの時点で、応募者数がどのくらいか、選考過程のどこまでをオンライン化するのかなどの見通しを立てておく必要があります。

2.書類選考からWeb面接・録画面接の案内まで

応募書類を選考したら、適性検査や筆記試験、Web面接や録画面接の連絡を行います。オンライン採用に慣れていない応募者も多いため、詳しい説明やフォローが必要です。面接の案内はできるだけ早めに送るようにしましょう。

3.Web面接・録画面接の実施

応募者に対して、Web面接や録画面接を行います。所定の面談ツールにログインする必要があるため、ログインの手順も説明しておきましょう。また、ツールが使えないなどトラブルが起きる可能性もあるため、連絡用として他のコミュニケーション手段も用意しておくと安心です。

●Web面接と録画面接の2つの方法

オンライン面接には、Web面接と録画面接という2種類の方法があります。Web面接は従来の面接をオンライン上で行うことで、通常の面接に近い雰囲気で面接が行えます。一方、録画面接は、面接官が予め設定した設問に対して、応募者が回答し動画を送信する方法です。応募者と面接官が直接やり取りしないため、時間の調整がしやすいという特徴があります。

●必要なICT環境

Web面接と録画面接で必要となるICT環境が異なるため、それぞれどのような環境で行うのか知っておきましょう。環境構築が簡単なのは、スマートフォンを用いてFace Time（iPhone）や、Google Duoなどのアプリを利用しWeb面接する方法です。ほかに、ZoomやSkypeなどのWeb会議システムを使用する場合も多いです。

一方、録画面接は、応募者が撮影した動画を企業から送信されてきた投稿フォームにアップロードするだけで面接を受けられる新しい方法です。

4.選考・採用

最後に面接内容を評価します。録画機能を利用すれば、面接に参加していなかった関係者にも共有することが可能です。また、2次面接や最終面接は、オフラインで行う企業も多く見られますが、最終面接までオンラインで完結し内定を出す企業もあります。自社の目的に合ったプロセスでオンライン採用を行いましょう。

オンライン採用Web面接のポイント

オンライン採用のWeb面接はオフラインとの違いを意識しておく必要があります。ここではWeb面接をスムーズに行うためのポイントを解説します。

長めのアイスブレイク

Web面接の場合、ログインしたらすぐに面接官とのやりとりが始まるため、応募者が心の準備をしにくい状態にあります。アイスブレイクで緊張をほぐすことが重要です。また、社風によっては面接官がカジュアルな服装をすることでリラックスした雰囲気を作ることも有効でしょう。

質問は簡潔に・はっきりと

Web面接は通常よりも聞き取りにくく、タイムラグが発生することもあるため、質問は簡潔にはっきりと伝える必要があります。また、質問や回答のターンが明確であれば応募者も質問に答えやすいでしょう。

リアクションは大きく

Web面接は画質や音質、タイムラグの影響で相手の反応が確認しにくいです。大きめのリアクションをとるなど、オンラインでも意思疎通しやすい表現を心がけましょう。また、社風にもよりますが、最後に手を振るなど親しみを持ってもらう工夫をしている企業もあります。

面接環境の整備

面接環境が整っているかを事前に確認することが大切です。とくに、音質や画質、雑音が入っていないか、カメラに近すぎないかは必ず確認しておきましょう。また、不要なものが画面に映り込むことで、応募者に不信感や不快感を与えることもあるため注意が必要です。

応募者への配慮と事前の準備

Web面接では、オフライン面接以上に配慮が必要になります。ツールの使い方や手順は事前に応募者に説明しておくことが重要です。接続に時間がかかることを想定し、5～10分程度時間に余裕を持っておくことでお互いに安心できます。また、履歴書・職務経歴書・会社の資料などは、すぐに確認できるようにあらかじめ手元に準備しておきましょう。

Web面接後のデータ流出に注意する

Web面接で録画機能を利用する場合、応募者に一言断りを入れるのがマナーです。また、保存したデータは流出しないよう管理しましょう。録画データが流出すると違法となるため、管理体制を整えることが大切です。面接の評価は速やかに行い、データは不要になった段階で早めに削除しましょう。

面接以外のオンライン採用活動

オンライン採用においては、面接のオンライン化が主となりますが、面接以外の活動もオンラインでの実施が可能です。ここでは、面接以外のオンライン採用活動を紹介します。

Web会社説明会

最近では、Web会社説明会の重要性が増しており、就活生の就職活動として一般的となってきています。たとえば、Zoomを活用した200～300人規模のライブ配信なども行われています。説明会が行われる会場へ足を運ぶよりも参加ハードルが下がるため、応募者を増やすのに効果的です。

インターンシップ

インターンシップはオフラインで行われるのが一般的でしたが、Withコロナの不透明な状況のなか、オンライン化を検討する企業も多いです。インターンシップは企業と学生が接する良い機会になるため、実施が難しくても学生側の希望者が多いことも事実です。オンライン開催に向けてインターンシッププログラムの見直しをおこないましょう。

カジュアル面談

カジュアル面談は、本格的な面接の前に行う気軽な面談です。狙った人材に企業側が声をかけることが一般的となっています。オンラインでのカジュアル面談は、応募者も気軽に参加することができます。優秀な人材との接点が期待できるでしょう。

まとめ

この記事ではオンライン採用とは何か、広まった背景やメリット、デメリット、オンライン採用を導入するポイントやWeb面接時の注意点などについて解説しました。オンライン採用を導入することで選考の効率化や応募者の増加などのメリットがあります。

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