コラム
  • 対象: 人事・教育担当者
  • テーマ: 採用
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Web面接(オンライン面接)で面接官が注意するべきことは?事前準備や成功のポイントを解説

Web面接(オンライン面接)で面接官が注意するべきことは?事前準備や成功のポイントを解説

新型コロナウイルスの感染対策として、Web面接を導入する企業が増えてきました。Web面接は時間や場所にとらわれず実施できますが、面接官と応募者の相互理解を深めにくいという問題点もあります。この記事では、採用担当者やWeb面接の面接官に向けて、Web面接の注意点や成功させるためのポイントについて解説します。

そもそもWeb面接(オンライン面接)とは?

Web面接(オンライン面接)とは、インターネットを介して実施される面接のことです。業界を問わず、幅広い企業がWeb面接を取り入れています。Web面接は離れた場所同士でやり取りできるため、余計なコストや時間をかけずに実施できるところがメリットです。

なかには、面接だけでなく、書類選考としてWeb上でテストを実施しているところもあります。また、オンラインで会社説明会を行う企業も多くなっています。

Web面接(オンライン面接)に必要な事前準備

Web面接を実施するには、さまざまな事前準備が必要です。ここでは、具体的な事前準備について解説します。

インターネットの通信環境とパソコンの性能を確認する

Web面接で使用するツールによって、必要なパソコンのスペックは異なります。事前にパソコンの性能が、使用するツールに適しているか確認しましょう。また、スムーズにWeb面接を進めるためには、安定したインターネットの通信環境を整備することも大切です。回線速度も事前にチェックし、安定した環境でやり取りできるようにしましょう。

Web面接(オンライン面接)に使用するツールを選ぶ

Web面接に利用できるツールには、さまざまな種類があります。無料で利用できるものもありますが、有料でより便利な機能を搭載しているものもあります。どのようにWeb面接を実施するか考えながら、適切なものを選びましょう。なお、Web面接のためのツールを新しく導入するのであれば、なるべく知名度の高いツールを使用したほうが安心です。

Web面接(オンライン面接)に適した環境を選ぶ

Web面接ではマイクを通して会話するため、面接官の声が届きやすくする工夫が必要です。雑音が入らないよう、面接に適した静かな環境を選びましょう。また、照明にも配慮し、なるべく明るい場所で実施することも大切です。面接官の表情が応募者に分かるようにしましょう。

面接ツール内にミーティングルームを作成する

面接にWebツールを利用する場合、ミーティングルームを新たに作成する必要があります。なぜなら、Web面接では面接に特化したツールではなく、Web会議向けのツールを使用するケースがほとんどだからです。たとえば、リモート会議のツールを面接にも活用する場合は、新たに面接用のミーティングルームを作成してください。

応募者に面接ツールを共有する

面接の日程が決まったら、応募者に対してWebツールで作成したミーティングルームのURLを共有しましょう。単にURLを送るだけでなく、基本的な使用方法や面接の流れについても通知することが大切です。事前に面接の方法を明確に示すことで、本番のWeb面接もスムーズに進めやすくなります。

事前に応募者と連絡先の交換をしておく

Web面接はインターネットを介して離れた場所同士でやり取りするため、途中でトラブルが発生して通信できなくなる恐れもあります。そのような事態に備えるために、Webツール以外の連絡先もあらかじめ交換しておくことが重要です。

連絡先が分かれば、応募者側にトラブルが発生しても連絡を取りあえます。電話番号を交換しておくと、すぐに連絡が取れるため安心です。

面接官同士で打ち合わせを行う

Web面接に複数の面接官が参加する場合は、面接官同士で事前に打ち合わせを行いましょう。具体的には、それぞれの役割や作業内容を確認します。評価方法や面接の流れについても共有しておくとスムーズです。できればシミュレーションまで行うと、本番のミスやトラブルを回避しやすくなります。

面接開始前に接続テストを行う

前日まで問題なく利用できていても、当日になってWebツールがうまく作動しなくなる場合もあります。そのため、Web面接のたびに、事前の接続テストを実施しましょう。具体的には、カメラが映っており、マイクに音が伝わっているか確認します。通信にタイムラグが発生していないかについても、忘れずにチェックしましょう。

Web面接(オンライン面接)で面接官が注意すること

ここでは、Web面接の実施にあたり、面接官が注意したいことについて解説します。

従来の面接官の役割を果たすことを心がける

Web面接であっても、基本的な心構えは通常の面接と同様です。面接官には応募者の本質を引き出しながら、自社に適した人材であるかどうか見極める役割が求められています。また、魅力的な人材にアプローチし、入社に導けるように働きかけることも大切です。企業の顔として、責任をもって応募者と接する必要があります。

面接開始前に待機しておく

面接官は、Web面接が始まる前に待機しておきましょう。面接官が応募者よりも遅れて入室すると、応募者は不安になるでしょう。接続方法や面接の日程を間違えたのではないかと応募者が焦ってしまう恐れもあります。応募者がリラックスして面接に臨めるよう、配慮することが大切です。

カメラを見て話すようにする

面接官が画面上の応募者の顔だけを見て話していると、応募者は面接官と目があわないと感じてしまいます。画面を見ていると応募者と視線があっているように思えますが、応募者から見るとそうではないため注意が必要です。基本的にカメラを見ながら話し、必要に応じて画面を確認するようにしましょう。

応募者に確認をしながら面接を進めるようにする

Webツールを利用したやり取りでは、対面で話す場合よりも意思疎通について配慮が必要です。応募者の状況をこまめに確認し、問題なくコミュニケーションが取れているか確認しましょう。たとえば、音声が聞こえているか定期的に確認してください。また、不明点がないか声をかけることも大切です。

タイピング音に気をつける

Web面接の最中はパソコンのタイピング音やクリック音に気をつけましょう。タイピング音やクリック音がすると、応募者の集中を妨げる原因になります。Web面接を行っているときは、なるべくパソコンを操作しなくて済むように準備しておく必要があります。なお、操作音だけでなく、周囲の雑音が入らないように配慮することも重要なポイントです。

面接終了後は面接官から速やかに退室する

面接が終わった後は退室ボタンを押して終了します。ただし、応募者は、面接官より先に退室ボタンを押しにくいと感じています。そのため、Web面接が終わったら、面接官から速やかに退室ボタンを押しましょう。そのまま他の応募者との面接や、関係者と打ち合わせをするのであれば、応募者に先に退室して問題ないことを伝えてスムーズな退室を促します。

リアクションはしっかりと取る

Webツールを介したやり取りでは、対面しているときよりも相手の反応がわかりにくいです。そのため、応募者の話に対して、普段よりもリアクションを大きめに取ることが大切です。面接官の反応が薄ければ、応募者が自信をなくしてしまう恐れがあります。たとえば、あいづちを多めに打つだけでも応募者は話しやすくなります。意識的に笑顔を作ることも大切です。

Web面接(オンライン面接)で面接官がおさえておきたいポイント

ここでは、Web面接において面接官がおさえておきたいポイントを具体的に解説します。

アイスブレイクをいれて緊張感を解くようにする

Web面接ではいきなり本題に入るのではなく、アイスブレイクをいれるようにしましょう。突然質問を始めると、応募者の緊張感がより高まる恐れがあります。その場合、応募者のベストな状態を見られない可能性があるため、アイスブレイクをいれて緊張感を解き、応募者の本来の姿を見られるようにしましょう。

質問したいことや掘り下げたい内容をまとめておく

Web面接は面接官も慣れていない場合が多く、スムーズに進められないケースもあります。そのような事態を防ぐには、面接で掘り下げたい内容や質問事項を事前にまとめておくと効果的です。まとめたものを面接の資料として共有すると、Web面接でのやり取りをより円滑に進められます。

あらかじめ質問したいことをアンケートしておく

Web面接では、面接官が一方的に話すだけにならないように注意しましょう。事前に質問したい内容について応募者からアンケートをとっておくと、双方のやり取りがスムーズになります。アンケートの内容を画面上で共有し、それを見ながら質問に答えていく方法もあります。

Web面接(オンライン面接)終了後の評価は速やかに行う

Web面接では、やり取りした内容や相手の印象が記憶に残りにくいです。そのため、面接後の評価はなるべく速やかに行う必要があります。すぐに評価できるよう、あらかじめ評価項目を設定しておくとより効果的です。

たとえば、志望度、理解度、コミュニケーション力などの評価項目を設定します。評価を目に見えるかたちで残しておくと、後からでも確認しやすくて便利です。

まとめ

Web面接をスムーズに進めるためには、さまざまなポイントに気をつける必要があります。細かい部分まで配慮すれば、応募者も自分自身のスキルや個性をアピールしやすくなります。よりよいWeb面接を実施できるよう、できることから取り入れていきましょう。

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