シェアードサービスの基本概念

シェアードサービスは、複数のグループ企業からなる組織が、間接部門の業務を1か所に集約させる企業改革のことを指します。この取り組みの最大の目的は業務の効率化です。

規模の大きい企業では、同じグループ内の複数の事業部で重複する業務が発生しがちです。シェアードサービスを活用することで、各事業部で個別に対応していた間接業務を一元化し、無駄を排除した業務遂行が可能になります。

なお、シェアードサービスとよく比較されるBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）も業務効率化とコスト削減が目的ですが、大きな違いがあります。

シェアードサービスはグループ内で業務を集約する「内製化」であるのに対し、BPOは外部企業に業務を委託する「外製化」です。

自社内でのノウハウ蓄積と品質管理を重視する場合は、シェアードサービスの導入が適しています。

シェアードサービスの対象業務

シェアードサービスの対象となる業務は多岐にわたります。一般的には下記のような間接部門の業務が集約されます。

• 経理・財務：会計処理、決算業務、支払業務、税務申告など
• 人事・総務：給与計算、社会保険手続き、福利厚生管理、採用事務など
• 情報システム：IT基盤の運用・保守、ヘルプデスク、システム開発など
• 購買・調達：発注管理、在庫管理、サプライヤー管理など
• カスタマーサポート：問い合わせ対応、クレーム処理など

ただし、業務の性質や重要度、専門性の度合いなどを考慮して、集約すべき業務と各事業部に残すべき業務を見極めることが重要です。

固定費（管理費や人件費）の削減

業務の重複をなくし、一元管理することで管理費や人件費などの固定費を削減できます。

業務の標準化、品質の向上や経営力の向上

専門知識を持つスタッフが集約されることで、業務の標準化と品質向上が図れます。また、経営層は本業に集中できるため、企業全体の経営力も強化されます。

グループ全体の意思決定の質向上

各事業部やグループ会社の財務状況や業務プロセスが可視化され、グループ全体での意思決定が迅速かつ正確になります。

人材の有効活用

間接部門の人材をコア業務に再配置したり、専門性を生かした配置転換したりすることが可能になります。

システムや運用方法の統合に手間がかかる

部門間で業務プロセスや使用システムが異なる場合、統合作業は複雑化し、予想以上のコストがかかることがあります。

トラブルが起きた際に即座に対応しづらくなる

特に初期段階では、コミュニケーションの問題が生じやすくなります。

単調な業務により従業員のモチベーション低下につながる

定型的な業務が中心となるため、担当者のモチベーションが低下するリスクがあります。

(1) SSCを本社内に設立する

本社内にSSC（シェアードサービスセンター）を設立する形態は、各部門から業務の一部のみを切り離して集約する方法です。

(2) SSCを子会社として設立する

独立した子会社としてSSCを設立する形態もあります。中長期的な視点でシェアードサービスの発展を目指す場合に適しています。

(1) 運用方法やシステムを統合できるか？

シェアードサービスの導入では、各部門で異なる業務プロセスや管理方法、使用システムをどのように統合するかが最大の課題です。

あらかじめシェアードサービスでの業務範囲と標準プロセスを明確化した上で、各部門がどのように適応していくかを協議しておきましょう。

この際、業務プロセスのマッピングや現状分析には「移管する側」の協力と労力が不可欠であることを理解しておくことも重要です。

(2) 大幅なコスト増にならないか？

シェアードサービスはコスト削減も目的のひとつですが、導入初期には予想以上のコストがかかり、費用対効果が期待できなくなるリスクがあります。

特に注意すべきは下記の点です。

導入前には詳細な費用対効果分析を行い、短期的なコスト増と中長期的な削減効果のバランスを見極めることが重要です。

(3) SSCに配属する人材の育成体制が整っているか？

シェアードサービスの成功には、適切な人材配置と育成体制の整備が不可欠です。特に移行初期は現場からの問い合わせが増加するため、十分なサポート体制の構築が重要です。

また、SSCで扱う業務は定型化されたルーティン業務が中心となるため、従業員のモチベーション低下も懸念されます。

単調な作業に対するネガティブイメージを払拭し、シェアードサービスが企業改革の重要な一環であることを従業員に理解してもらうことが大切です。