手帳の切り替え

いよいよ2003年がスタート。去年の手帳から新しい手帳に衣替えするにあたって、ポイントにしておきたいことを教えてもらいました。

今回のアドバイザー
日本能率協会マネジメントセンター
ビジネスツール開発部 ＴＭ担当
大場志広

日本能率協会マネジメントセンターに中途入社し、5年目。以来、「綴じ手帳」｢カレンダー」を担当。 毎年4～5種類の新商品を世に送り出している。

Q1．手帳の切り替えのときにしておくことは？

まずは、情報の移し替えですね。去年の手帳から移しておくべきデータとしては、1．アドレス情報、2．備忘録、3．去年の主な年間スケジュールの3つがあります。

移し変えのポイント

[1]アドレス情報

個人情報の整理をする

肩書き、部署、住所､電話などの変更事項を整理する

書き方の工夫をする

例）a 最初の見開きはよく連絡をとる人。それ以降は五十音順
　　b グループ別にページを分ける（会社関係、取引先、友人、など）

ワンポイントアドバイス

個人情報すべてを書き写すとなると、それぞれ量が膨大でかなり大変です。そこで、手帳のアドレスは名前､住所、電話などに限定して、メールアドレスはパソコン、携帯電話番号は携帯電話など、管理の棲み分けをはかるのも一つの方法です。

[2]備忘録

手帳にあると便利な情報

ワンポイントアドバイス

備忘録は書いておくといろいろな場面で便利だと思います。ただし、万が一、手帳を落としてしまうというリスクもあります。上の項目のどれを記入しておくかは、個人の考え方ですね。口座など大切な番号は数字を逆に書いておくなど、自分だけに分かる方法を工夫する手もあります。

[3]年間スケジュール

去年のスケジュールの重要な部分

例) 主な会議、プロジェクトの進行　など

今年のスケジュールでわかっていること

例) 会社の年間予定、主な会議、資格試験の日程、休暇の予定　など

ワンポイントアドバイス

去年の手帳は新しい年のスケジュールを立てる上で、参考になる情報がたくさんつまっています。去年、仕事でスケジュールがおしたことなどは、参考情報として新しい手帳に一言書き添えるのもおすすめです。同じ失敗を繰り返さないよう、心構えと準備ができるのではないでしょうか。

[4]その他

ほかに情報として転記しておくと便利なもの

・よく使う路線（乗車料金なども）
・知人･友人の誕生日
・スケジュール欄の欄外メモや自由メモページに書いた情報で重要なもの

Q2 何か新しくルール決めしたほうがよいことはありますか？

自分だけにわかる記号などはいくつか決めておくと便利です。プライベート用、仕事で会った人の印象、行動予定、よく使う略語など、いろいろ考えられると思います。未確定情報はえんぴつ、確定情報はボールペンなど、筆記具を工夫するのもいいアイデアですよね。

Q3今年の目標を手帳に書きとめたい場合は？

目標は、いつでも目にできるようによく開くページに書いておきたいですね。扉ページを使うのも一案ですが、難点はほかの人の目につきやすいかもしれないということ。手帳の最初の方にある年間スケジュール、月間スケジュールのページをうまく使ってみてはどうでしょうか？　月別の目標管理など、細かく目標を立てることもできます。システム手帳の場合は、目標を書いた付箋をインデックスなどに貼っておくと、毎日目標を確認することができます。

目標管理の専用ページがある手帳

専用ページがあれば、書き込みもしやすい。すでに新しい手帳を入手している人は、フォーマットを参考にしてもよい。

ビジネスパーソン向けの「能率手帳ネクサス」シリーズでは、目標を管理するVision、年間計画を立てるYear Planのページが月間予定表とともに別冊となっている。