6．手帳とデジタルツールの組み合わせ

今やパソコン、携帯電話などのデジタルツールは日常生活では欠かせない存在だ。最近はデジタルツールでスケジュール管理を行う人も増えてきた。手帳、システム手帳などのアナログツールが便利なのか、パソコン、携帯電話、ＰＤＡ（電子手帳）などのデジタルツールが便利なのかという単純な選択論ではなく、各自のライフスタイルと各ツールが持っているメディア特性とをうまく活かした使い方が求められる。
ここでは手帳やシステム手帳を使いながら、パソコン、携帯電話、ＰＤＡなどのデジタルツールをうまく使い分けることを考えてみたい。

デジタルツールの得意な領域は

手帳やシステム手帳を使っていて不便に感じることもある。例えば、予定の会議時間が過ぎても手帳は何も教えてくれない、今年の予定はわかるが昨年や来年の予定は別の手帳になってしまう、アドレス帳の変更や書換えが面倒だ、などがあげられるだろう。
一方、デジタルツールはとても便利そうだが、入力するのが手間だ、すぐに閲覧できず一覧性にも乏しい、持ち運びが面倒だ、電池切れで使えないこともある、などの不満もあるだろう。特に、相手のいるビジネスシーンではツールの良し悪しが仕事の効率をも左右するので、その選択にはより慎重さが求められる。
「知っておきたい手帳の基本機能」ページで解説しているように、各々のツールには得意、不得意な機能があることをまず理解しておきたい。その上で、デジタルツールが得意としている領域であるアドレス機能や情報管理機能などをうまく活用していきたい。

「知っておきたい手帳の基本機能」ページへ

スケジュール管理でデジタルツールを活用する

記入や確認、持ち運びの手軽さなどでは手帳に優位性があるものの、デジタルツールにはかなわない機能がある。それはアラーム機能（お知らせ機能）だ。パソコン、ＰＤＡ、携帯電話などのスケジュール管理にはこのアラーム機能が備わっている。特に常に身につけていることが多い携帯電話では、この機能は有効だ。手帳を使いながら重要な用件にこのアラーム機能を利用すればうっかりミスもなくなる。
しかし手帳以外にパソコン・ＰＤＡ・携帯電話などにも重複して登録するのも面倒なものだ。そこで毎朝その日のスケジュールを確認しながら、重要なものだけにアラーム設定する習慣をもつのはいかがだろうか。これにかかる時間はわずか５分程度。毎朝、一日のスケジュールを確認する時間をもつことで行動管理もよりシビアになるという効果もでる。
また、重要な用件だけをパソコンなどにも登録しておくと、アラーム機能以外にも、手帳のバックアップや過去にさかのぼって検索するときなどにも役立つことになる。

タスク管理でデジタルツールを活用する

タスク管理（やるべき仕事や用件）もすぐに記入し、確認できる手帳が便利ではある。しかし、デジタルツールにも優位な点もある。日付や分類などから並べ替えや一覧表示ができることだ。また、手帳だと未完了のものは翌週のページに転記しなければならないが、デジタルなら継続して表示されし、アラーム機能もある。仕事の実績集計などにも応用することもできる。

アドレス管理でデジタルツールを活用する

手帳のアドレス帳は追加や修正が苦手である。別冊になっていないものは翌年のものに書き換えなければならない。その点ではデジタルツールのアドレス帳は便利である。
携帯電話には多くの電話番号を登録している人は多い。また年賀状ソフトに友人などの住所録を登録している人も最近は多いだろう。本来ならパソコンでアドレスを一元管理して携帯電話、ＰＤＡ、手帳などにデータの転用ができればよいのだろうが、残念ながらまだ互換性が低くて有効なツールやソフトが見当たらないのが現状だろう。
そこでツールごとの使い分けが必要となる。手帳のアドレス帳には重要な相手の連絡先や住所だけに絞って記入する。また、初めて訪問する相手などはスケジュール欄のメモページに住所や電話番号などをメモしておくとその場になって役立つことが多い。携帯電話は電話番号やメールアドレスしか登録できないし、登録に時間もかかり、データの可搬性も低い。必要最小限のものだけに絞って登録する方が得策だ。また重要な連絡先は手帳にも記入しておくことが万一、携帯電話が使えない場合にも役立つ。得意先などは既にデータ化されていることが多いので、ＰＤＡやパソコンのデータに転用したり、印刷したリストをシステム手帳で持ち歩いた方が効率的だ。
得意先の電話番号を一覧にして携帯電話にメールしておくと、便利な電話番号簿として使えて便利だ。
なお、最近は個人情報保護ルールが厳しくなっているので、デジタルデータの取扱いには十分注意したい。