3．アドレス帳を活用する

ほとんどの手帳にはアドレス帳がついている。最近は携帯電話の普及とともに、このアドレス帳が使われない傾向にあるのは残念だ。手帳のアドレス帳ならではのメリットもある。携帯電話とうまく使い分けして、ぜひ活用したい。

手帳のアドレス帳、ここが便利！

手帳のアドレス帳には３つの利点がある。
まず、第１の利点は、その一覧性と検索性のよさだ。紙だからすぐに開けて、探しやすい。
２つ目は、確実性が高いこと。携帯で電話中にも使うことができるし、電池切れの心配もいらない。
３つ目の利点は、すぐに新しい電話番号を追加できることだ。携帯電話への番号登録は慣れないととても面倒なものだ。アドレス帳ならすぐに記入できるし、住所やメモなども書き込むことができる。
しかし、アドレス帳にもデメリットはある。書き換えの手間や追加したアドレスの並び替えなどは苦手である。別冊のアドレス帳であれば問題はないが、新しい手帳になったときの書き換えは面倒なものだ。

アドレス帳をどう使うか

アドレス帳をどのように分類して記入するのかも迷うことが多い。ここではいくつか代表的な分類方法を紹介しよう。

1．50音別分類

最もオーソドックな分類方法で、アイウエオ順に記入していくもの。50音順は最もシンプルで分かりやすい。しかし、ア行のアドレスは多いが、ハ行は少ないなどと非効率な面もある。

2．ジャンル別分類

顧客や取引先などの仕事関係、親戚や友人などのプライベートなど、ジャンルに分けて記入する方法もある。

3．その他

出張が多い人は、地域・都市別に分類する方法もある。お店やレストランなどは駅・路線別に分類する方法も便利かもしれない。

ちょっと知っておくと便利なアドレス帳の裏技

1．必要最小限の項目だけを記入する

アドレス帳には、住所、郵便番号、電話番号、ＦＡＸなどの項目が印刷されているが、全ての項目を記入する必要はない。外出先などで実際に必要とするのは、電話番号だけの場合が多い。実際に使うことを想定して、必要最小限の項目に絞って記入するのが賢明だ。

2．最重要な人・場所だけを記入する

手帳のアドレス帳は住所録とは異なる。外出先などで急に連絡が必要になる人だけに絞って記入すれば、それほど記入すべき件数は多くないだろう。

3．重複して記入する

ジャンル別分類をしている場合、複数のジャンルにまたがる人が何人かはいる。そうした人は両方のジャンルに重複して記入しておく。急いでいるときにはどちらからでも検索できて便利。

4．贈答リストを兼用する

アドレス帳には、年賀状やお中元・お歳暮などを送った人にマークをつけておくと便利である。年賀状を出した記録は、年賀状ソフトなどで管理している人も多いだろうが、贈答リストは年賀状ソフトでは分かりにくい。何を贈ったかもメモしておくと便利であり、逆に何を贈られたかも記録しておくとよい。

5．ページが一杯になった場合

アドレス帳のページが一杯になった場合は、そのページにポスト・イットを貼り付けて、そこに記入すると簡単で、探すページも１か所で済むので便利。

6．バックアップをとっておく

万が一の紛失に備えて、アドレス帳のコピーをとっておくとよい。名刺ファイル、年賀状ファイル、パソコンなどに記録しておくこともバックアップにはなるが、アドレス帳の数ページをコピーするだけなので簡単だ。