1．リフィールを活用する

システム手帳を使いこなすには、リフィールをうまく使いこなすことである。自分流のリフィール活用術をぜひ身につけたい。

リフィールは組み合わせが大事

仕事が営業の人なら、アポイントを記入する時間目盛りのついたダイアリーリフィールとやるべき仕事（ToDo、タスク）を記入するチェックリストは必須のリフィールであるが、発想リフィールなどは使用頻度は少なくなるかもしれない。
仕事内容によって必要となるリフィールは異なってくる。既に解説したとおり、リフィールは5種類に大別できる。「タスク管理リフィール」「スケジュール管理リフィール」「記録・データリフィール」「発想リフィール」「ファイリングリフィール」。まず、自分はどこにポイントを置くのかで、組み合わせるべきリフィールが絞られてくる。

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職種に応じたリフィールの組合せ

営業職は、外出が多く、顧客とのアポイントを記入する「スケジュール管理リフィール」や顧客情報などを記録するための「記録・データリフィール」が多くなる。
企画開発職は、ノートとして記入するケイページなど「記録・データリフィール」がメインとなる。「タスク管理リフィール」や「発想リフィール」も使用頻度が高くなる。
事務職は、多くの業務を効率よくこなすために「タスク管理リフィール」や「記録・データリフィール」がメインとなる。自分の職種の特性により、備えるリフィールが異なってくる。

保存バインダーの活用

必要なリフィールを全てシステム手帳に綴じたら、すぐに満杯になってしまい、使いにくいものになってしまう。そこで、保存バインダーをうまく利用して、必要に応じて着脱して使うことをお勧めしたい。保存バインダーは単にずっと保存するためだけのものではなく、一時保管場所としても活用できるのだ。
例えば、見開き1週間タイプのダイアリーリフィールは１年分となると枚数は多い。今月とその前後各３か月分だけをシステム手帳に綴じる。残りの月のダイアリーリフィールは保存バインダーに綴じておく。その際はインデックを使って月ごとに綴じておくと入れ替えがスムーズにできる。 顧客カードや見込み客リストを保存バインダーに綴じておけば、それだけでアナログ版の顧客データベースができあがる。その日に訪問する顧客のカードだけをシステム手帳本体に綴じるだけで手軽に持運ぶことができ、客先で記入することもできる。
インデックスをうまく活用すると、ノート用、顧客管理用、過去のダイアリー用などの用途別に整理できるので、入れ替えもスムーズになる。こうした工夫により、システム手帳に綴じるリフィールの枚数が少なくなり、より使いやすいものに変身できるのだ。