2．複数の手帳を使い分ける
手帳はできれば１冊にまとめたいものだが、仕事とプライベート、個人とグループ、本人と秘書など、複数の手帳でスケジュール管理を使い分けたい場合もある。また、手帳とシステム手帳、カレンダー、日記、手帳とパソコン、PDA、携帯電話などのデジタルツールを使い分けることも最近は増えている。ここでは、複数の手帳や他のツールとの賢い使い分けについて考えてみたい。
複数の手帳を使いこなすポイント
1．仕事とプライベートを分ける
特に日記用や趣味用の手帳を持ちたいという人は多いはずだ。釣り、旅行、ゴルフ、俳句など趣味を記録することは楽しく、専用の手帳が市販されている。使い分けのポイントは、使用目的を明確に分けることである。スケジュール管理は常用の手帳のほうに一元化しておき、常に携帯するようにする。たとえプライベートの旅行や会合などでもスケジュールは常用の手帳に記録しておくことで、ダブルブッキングを防ぐことができる。プライベート用は、日記や趣味の記録用などの目的に限定したほうがよい。
2．個人とグループで分ける
スケジュールを他のグループメンバーと共有する場合、共有スケジュールの管理には記入スペースの大きい大判のデスクダイアリーを使うとよい。ここでのポイントは以下の2点である。
（1）手帳ごとのスケジュールを同期させる
定期的にかつこまめにスケジュールの同期をとってダブルブッキングを避けるようにしたい。週明けや週末はもちろん、一日一回は同期させておくことが望ましい。
（2）自分のスケジュールを他の人から上手にガードする
休みたい日、誰にも邪魔されずに一人で仕事に集中したい時間帯などが事前に決まっているのであれば、グループ用のスケジュールに組み込んでガードしておくことが大切だ。これはグループウェアなどのデジタル上でのスケジュール管理でも同様である。
3．秘書とスケジュールを共有する
基本的なポイントは 2 と同じだが、より密接な連携とコミュニケーションが求められる。秘書には一日に何度もスケジュールを確認することが重要である。
4．手帳と他のツールを連携する
スケジュール管理で手帳と併用すると便利な補助ツールには次のようなものがある。
| カレンダー |
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重要な予定や締め切りはカレンダーにも記入しておく。 |
| 日記帳 |
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一日の反省などを日記帳に記入することは大切だ。もちろん日記帳の代用として手帳を使ってもよい。 |
| パソコン、PDA |
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予定だけでなく実績を入力しておくと、過去情報の検索などがすばやくできて便利。アラーム機能も上手に使いたい。 |
| 携帯電話 |
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プライベートでの利用やアラーム機能を利用すると便利。ただし、電源切れには注意が必要だ。 |
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